社会保険労務士・社労士をお探しなら、労務管理のご相談ならSRアップ21まで

１．休日出勤手当を支払う必要があるか？
どれだけ証拠を集められるかで判断が変わってきます。事業主が、労働者に対し支払う賃金の本質は、労働に対する報酬、労働の対価です
（民法第６２３条参照）。労働の対価ですから、労働が実際になければ対価を支払う必要もありません。休日出勤手当も同じです。今回のケースが悩ましいのは、一方で「勤務表」や「Ｅさんの言い分」等の「労働をしていた」と思わせるような要素があり、他方で「顧客からの予約はキャンセル」「ファイルサーバーにもコピー機にもアクセス履歴がない」等の「実際には労働をしていなかった」と思わせる要素があり、どちらが真実か判断に迷う点です。できる限り証拠を集めるのが重要です。例えば、もし店舗の入口に防犯カメラがあれば、その録画にＥさんが出入りする姿が写っていれば、何月何日の何時に店舗に来て何時に帰ったのか把握できます。休日の録画を確認して、Ｅさんが写っていなかったら、Ｅさんが休日に出勤していなかったとわかります。でも、たとえ録画にＥさんが写っていたとしても、実は店に出てきただけで、仕事はせず、自分の携帯電話をいじって遊んでいただけかも？ 疑いは残ります。決定的な証拠が手に入らなければ、Ｅさんと率直に話し合うのが最善でしょう。「あなたは
顧客から予約がと言うけど、予約はキャンセルだし、事務仕事をしていたと言うけど、アクセス履歴はない。具体的にはどんな仕事をしていたのか」と尋ねてみましょう。そこでＥさんの説明を聞いて、納得がいけば、Ｌ社も気持ちよく休日出勤手当を払えます。納得いく説明がなく、疑いが残った場合は、悩ましいですが、「すでに過ぎた日付の休日出勤分の手当は勤務表どおり支払う。けれども今後は、確かに労働していたとはっきりわからない分は支払わない」とＥさんに警告するぐらいが無難かもしれません。
２．どうやって労働の実態を把握するか？
どうすれば「確かに労働していたとはっきりわかる」ようになるでしょうか。厚生労働省の発表した『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』が参考になります。ガイドラインは、①労働者の出勤・退勤を使用者が現認するか、②タイムカードやＩＣカード等の出勤・退勤時刻を機械的に記録するか、いずれかを推奨しています。労働者本人からの自己申告制は原則としてとるべきではありません。
今回のケースでは、Ｌ社は「勤務表」によって労働の実態を把握していました。この「勤務表」とは、どのようなものだったでしょうか。もし、労働者であるＥさん本人が手書で書き込むような用紙なら、自己申告制です。自己申告制は、申告内容が虚偽ではという疑いの余地を残してしまうので、ふさわしくありません。Ｌ社がとるべき対処としては、①タイムカード等の機械的方法で労働時間を把握する、②休日は抜き打ちで誰かが店舗を見回ってみる、③休日出勤については、労働者から事前に何をするために出勤するのか記載した勤務予定表を提出させ、上司が許可し、さらに、事後に結局何をしたのか結果報告書を提出させ、上司が承認する、という方策の導入等が考えられます。
３．今までの休日出勤手当を返還してもらえるか？
これも証拠によります。Ｅさんが実際には労働していなかったことを示す証拠が手に入れば、返還請求できます。疑わしいけれど証拠がない場合、返還請求は難しいでしょう。Ｌ社としては、過去の分を取り返すことを考えるより、今後の予防策を考えるのがよいのではないでしょうか。

労働時間とは、「労働者が使用者の指揮命令下におかれている時間」をいいます（三菱重工業長崎造船所事件：最高栽判例平成１２．３．９）。
そして法定労働時間を超えた場合、会社は原則として割増賃金を支払う必要が生じます。また、労働時間など法律に違反した場合には罰則が適用されます。会社には、従業員の労働時間を適切に管理すべき責務があり、会社が部下の不必要な休日出勤などを管理する義務があります。労働基準法は、使用者は労働者に対し、「毎週少なくとも１回」あるいは「４週間を通じて４日以上」の休日を与えなければならないと定められています。またこの労働基準法で定められている休日には「法定休日」と「法定外休日」があり、割増賃金率が変わってきます。法律上会社が３割５分以上の割増賃金を支払う必要があるのは、「法定休日に労働させた場合」です。つまり、土・日曜休みの会社で土曜日に休日労働をさせた場合でも、日曜日に休めば「法定休日」を満たしていますので、土曜日の出勤に対して３割５分以上の割増賃金を支払う必要はありません（ただし、土曜日の出勤によってその週の労働時間が４０時間を超えた場合には、超えた時間に対し２割５分以上の割増賃金が必要になります）。
今回、就業規則に「時間外労働、休日労働及び深夜労働を行う従業員は、事前に会社の指示又は承認を得なければならない」というような規定を設けていたかがポイントです。会社の指示や承認を受けてない、または承認されていない労働は、労働時間とは言えず、原則的に休日割増賃金を支払わなくてもかまわない場合もあります。また、就業規則に「許可のない時間外労働及び休日労働は認めない」「違反した者は懲戒処分の対象とする」旨の規定を記載することも重要です。
一方、会社が事前に休日勤務を行うことを知っていたにもかかわらず、従業員にやめるよう注意をしないで、放置していたような場合は、注意が必要です。会社は休日勤務を黙認していたと判断され、この場合は労働と見なされ、休日割増賃金の支払いが発生する場合があります。今回のケースは、休日出勤を会社として明確に禁止していない状態で、実際に従業員が休日勤務を行っていたので、会社は休日勤務を黙認していたと判断される可能性が高いと思われます。したがって、原則的には休日労働をした時間に対して、会社は休日割増賃金を支払うことになります。時間外労働や休日労働を行うときは、その都度、書面で会社の指示や承認を義務付けて、「必要でない」と会社が判断したときは、承認しないこと、禁止することが重要です。会社は、常日頃から従業員に就業規則の内容等を十分に理解させ、会社も就業規則に記載しているとおりに運用することを行ってください。さらに従業員の業務の実態把握、教育指導のために１日の労務日報の提出の義務化をお勧めします。

給与の支払いをする者は、その支払いの際に、その給与について所得税を徴収し、その徴収した日の属する月の翌月１０日までに、徴収した所得税を国に納付しなければならないことになっています。そして、通常は年末調整という手続きを通じて、その１年間に支払いを受けた給与の税額が精算される仕組みになっています。今回の相談事例のケースで、Ｅさんに支払った賃金を返還してもらうこととなった場合には、Ｅさんに支払った賃金から徴収した所得税が過大となってしまいます。それとともに、貴社が国に納付した所得税も過大になってしまいます。このような場合には、支払った賃金をＥさんから返還してもらった後に、貴社が所轄税務署に還付請求することにより貴社に、過大納付したことになっている所得税が還付されます。そして、還付された額を貴社がＥさんに返還することになります。
それでは、この場合の手続きを具体的に説明しますが、返還してもらう賃金が当年分賃金なのか、前年分の賃金なのかによって手続きが少し異なります。まず初めに、返還してもらう賃金が当年分の賃金である場合には次のような手続きをとります。当初源泉徴収の対象となったＥさんへ支払った賃金の返還を受けた後に、なるべく早期に「源泉所得税の誤納額還付請求書」を所轄の税務署長に提出しなければなりません。
その後、提出した「源泉所得税の誤納額還付請求書」に基づき過大納付となっていた所得税が、貴社に還付されますので、この額をＥさんに返金します。ただ上記の「源泉所得税の誤納額還付請求書」に代えて「源泉所得税の過納額充当届出書」を所轄の税務署長に提出し、過大納付となっている金額を「源泉所得税の過納額充当届出書」を提出した日以後に貴社が納付すべきこととなる給与等に対する源泉徴収税額から控除することによって、その過大納付となっていた所得税をＥさんに返金する方法もあります。一般的にはこの方法によることが便利かと思われます。次に返還してもらう賃金が前年分の賃金である場合には、上記に説明した手続きに加えて次のような手続きが必要になります。まず前年分の年末調整の再計算をし、Ｅさんの前年分１年間に受けた給与の所得税の精算をして過大納付額の算出をしなければなりません。
もう一点、返還してもらう賃金が前年分の賃金である場合には、個人住民税に関しての手続きも必要になります。１月１日現在において給与の支払いをする者で、その給与の支払いをする際所得税を徴収する義務があるものは１月３１日までに、その給与の支払いを受けている者についてその者に係る前年中の給与所得の金額その他必要な事項を記載した「給与支払報告書」をその給与の支払いを受けている者の１月１日現在における住所所在の市町村の長に提出しなければならないことになっています。そして市町村は、この提出された「給与支払報告書」に基づき住民税を賦課決定してきます。このような手続きにより住民税が賦課決定されているので、すでに提出済みの「給与支払報告書」に記載されたＥさんの給与所得の額が過大になっているので賦課決定された住民税も過大になっていますので、これを訂正する必要があります。この過大となっている給与の支払い額を訂正する手続きに関しては、地方税法に規定がないようです。実務では、一般的に訂正した「給与支払報告書」を提出することにより対応しているようですが、「給与支払報告書」の提出前に市町村の個人住民税課にどのような手続きをとったらよいのか問い合わせをすることをお勧めします。